Service Informatique pour PME

  Les Modules du logiciel Mercator  

Le programme Mercator possède de nombreux modules complémentaires offrant des fonctionnalités spécifiques à certaines activités (gestion des lots, gestion des abonnements, ...) ou progrès (EDI, E-invoice,...)

SAV : Ce module vous permet d'organiser au mieux votre service après-vente.
Grâce à des écrans complètement paramétrables, toutes les informations pertinentes pourront être consignées : description de la panne, technicien en charge de l'intervention, lieu de l'intervention…
Une fiche d'intervention est alors imprimée et intégrée dans la gestion commerciale. 
Vérification de la durée de la garantie.  En liaison avec un module optionnel tel que le quatrième signalétique, il est aisé de gérer des contrats d'entretien.
Enfin, le module CRM peut aussi être un complément. Il permettra de gérer le calendrier des techniciens ou encore d'envoyer un sms ou un e-mail au client dès que la réparation est effectuée.

Car-pass : permet de suivre les historiques des interventions sur les machines ou véhicules (opérations et pièces détachées). Dans le cas des garages, le programme permet également de générer le fichier de déclaration des kilométrages des véhicules. Ce fichier peut alors être envoyé en ligne à Carpass

Lots : Le module de gestion de lots  vous permettra la traçabilité, quel que soit la norme ou la législation à laquelle vous êtes soumis. Il a en effet déjà fait ses preuves dans de très nombreux secteurs : aliments pour bétail, céréales, abattoirs, produits laitiers, fruits et légumes, usines agro-alimentaires, traiteurs, …
Il s'intégre dans la  gestion de Mercator. En quelques clics, vous retrouvez la note d'envoi ou la facture envoyée au client et ainsi, le numéro du lot qui lui a été livré. idem du côté fournisseur.
Ce module, comme les autres, est  paramétrable. Pour chaque lot, des informations pertinentes comme :

  • un code-barres
  • la date de création
  • l'état de stock
  • le colisage (nombre de palettes/boîtes/pièces),
  • la DLC (date limite de consommation)
  • le nom de la nuance relative à ce lot
  • la température de ce lot aux différents stades de sa production
  • les résultats des différents tests de qualités 
  • le fait que ce lot est bloqué car non-conforme
  • le numéro d'le numéro d'identification de l'animal correspondant et les différents pays par où il a transité
Ce module s'intégre avec la gestion de production. Il  sera très simple d'assurer la traçabilité ascendante (tracking) et la traçabilité descendante (tracing)
Exemple application : Tracabilité pour l'AFSCA, Liste de naissance ou mariage, ...
 
Production : La gestion de production est destinée à gérer l'ensemble de votre production. Il vous permet de définir une nomenclature/recette pour chaque article à produire.
La production en tant que telles passes par 4 stades. Comme toujours avec Mercator, aucun des stades n'est obligatoire :
  1. Préparation de production : cette étape n'a aucune implication sur le stock. Elle est permet  la préparation d'une production, éventuellement en plusieurs étapes. En mode automatique, Mercator génèrera ce type de document, de façon à permettre une vérification par l'utilisateur.
  2. Demande de production : ce stade correspond à l'ordre donné à l'atelier de commencer la production à une certaine date. Les matières premières sont réservées.
  3. Lancement de production : les matières premières sont consommées, mais il n'y a pas d'impact sur le produit fini. Cette étape est nécessaire lorsque les cycles de production sont longs, et qu'il y a un grand écart de temps entre la consommation des matières premières et la fin de la production.
  4. Fabrication : cette opération clôt le cycle : le stock de produits finis est mouvementé.

Ce module inclut également un module MRP permettant de générer automatiquement des préparations de production. Ils sont établis sur base de critères de stock minimum, maximum mais également en tenant compte des commandes clients. 
Au terme de ce processus, Mercator s'assurera que le stock de matières premières sera suffisant pour réaliser ces productions en générant des préparations de bons de commandes fournisseurs.
Ce module est par ailleurs complètement intégré avec le module de gestion de lots.

EDI (Electronic Data Interchange) : est un format standardisé d'échange informatique de données commerciales entre entreprises. Il permet d'éviter le réencodage par le fournisseur des bons de commandes déjà encodés dans le système informatique du client.
Il en va de même ensuite pour les bons de livraison et factures envoyés par le fournisseur au client.
Le gain de temps et de productivité permis par ce module est évidemment énorme.
Les documents sont envoyés par Internet via une communication sécurisé (norme AS2 EDII?T). L'implémentation de l'EDI dans nombre de systèmes concurrents est un travail sur mesure long et donc très coûteux. Pour pallier à ce problème, Mercator est lié à la solution développée par le provider Edipax.( principaux standards EDI existants)
La mise en route du système passe par l'installation de la solution d'Edipax dans le réseau où est installé Mercator. Tout se trouve donc en local chez le client, y compris la clé de cryptage EDI unique. Vous restez ainsi libre de changer de provider EDI à tout moment sans devoir occasionner de changements chez vos clients. Mercator communique alors avec l'application Edipax au-travers du réseau local. La technologie utilisée est de type "push". Quand un client vous envoie une commande, elle est automatiquement intégrée dans la base de données de Mercator, comme si un utilisateur l'avait encodé manuellement. Ceci sans devoir aller relever une boîte de courrier électronique manuellement.
Les utilisateurs désignés reçoivent alors un message les avertissant de la réception d'une nouvelle commande.
Les documents gérés par le format EDI sont de 3 types :

  • ORDER : bon de commande
  • DESADV : bon de livraison
  • INVOICE : facture schema-edi-mercator

Ce module "EDI" ne doit pas être confondu avec la fonctionnalité standard "Mercator Exchange" (MEX).

Abonnements : Vous pourrez facilement éditer vos documents périodiques. Il s'agit par exemple de la facturation annuelle d'un contrat de maintenance, d'une confirmation de commande pour un entretien semestriel ou encore de la facturation mensuelle de frais de location.
L'important est que ces documents contiennent pour chaque période les mêmes articles.
Un abonnement peut avoir une période de prise d'effet dans le futur et la période de fin de contrat peut également être définie dès l'édition de l'abonnement. Le module offre un large éventail de fonctionnalités pour en faciliter la maintenance : une procédure de renouvèlement automatique, d'indexation automatique des prix ou encore la mise à jour des libellés articles.
Ce module peut également être utilisé en comptabilité.

Quatrième signalétique : Cette option vous permet d'ajouter un signalétique en sus des signalétiques standards (clients, fournisseurs, articles, comptes généraux, …).
Il sera nécessaire pour gérer certaines spécificités propres votre métier. Même le nom du signalétique sera changé en fonction de votre dossier.
Quelques exemples d'utilisation :

  • Chez un garagiste, chaque voiture a sa propre fiche dans le 4ième signalétique. On peut y consigner le numéro de châssis du véhicule, son kilométrage, ... Mercator maintiendra également un historique de toutes les interventions réalisées sur ce véhicule. Elles seront toutes accessibles facilement, même si plusieurs interventions sur des véhicules différents ont été facturées en une fois.
  • Selon le même principe, un installateur de photocopieurs pourra suivre l'état des index de chaque machine, ainsi que les interventions, tout en intégrant cela dans sa facturation.
  • Enfin, un prestataire informatique pourra avoir une fiche pour chaque licence de logiciel installée chez ses clients, et en assurer le suivi.

Contacts et liaison à Outlook : Ce module permet, d'une part, la gestion d'un signalétique " Contacts " associé aux autres signalétiques de Mercator et, d'autre part, un interfaçage avec Microsoft Outlook ©.
Vous avez certainement parmi vos clients ou vos fournisseurs des sociétés chez qui vous avez plusieurs personnes de contact :
Vous pourrez lier à chacun de vos clients et de vos fournisseurs une multitude de personnes de contact, avec pour chacune, leur adresse e-mail, leur numéro de téléphone direct, de téléphone mobile, ...
Il est également de possible de lier des contacts à un document. Par exemple, indiquer dans le devis quelle est la personne à qui est destinée l'offre, mais aussi le contact de commande, de livraison et de facturation.
L'interfaçage avec Outlook© transfèrera automatiquement les fiches contacts, mais aussi clients et fournisseurs dans Outlook©, sans aucun réencodage.
Vous pourrez ainsi initier un mail, une tâche, un rendez-vous ou une note directement depuis Mercator. Vous pourrez également tracer toutes les actions réalisées sur ce contact depuis Outlook©. une fiche signalétique de Mercator. Ceci offre un classement bien utile au nombre impressionnant d'e-mails que vous recevez quotidiennement.

Gestion de projets : Dans beaucoup de métiers, il est difficile d'avoir une vision globale sur la rentabilité et le déroulement de projets à long terme.
L'information est dispersée au sein de centaines de documents et concerne un grand nombre d'intervenants.
Ainsi, le calcul de rentabilité nécessite notamment l'analyse croisée des documents d'achats et de ventes, ainsi que de coûts internes.
Le module de gestion de projets de Mercator est destiné à automatiser ce travail au maximum, notamment grâce à une centralisation de l'information.
Le signalétique " projets " permet de centraliser toute l'information, notamment au moyen d'un onglet où peuvent être stockés toutes sortes de fichiers, numérisés ou non (fichiers Excel, Word, PDF, ...).
On y trouve également tout l'historique du projet (commandes, livraisons, factures…).
Lors de la saisie d'une facture d'achat, par exemple, Mercator permet de ventiler ce document entre plusieurs projets.

Intrastat : A partir d'un certain montant de marchandises importées ou exportées entre pays de l'Union Européenne, vous êtes soumis au régime Intrastat.
Ce module vous permet de facilement répondre à vos obligations légales, en perdant un minimum de temps.
Il suffit de renseigner une fois pour toute au niveau de chaque article son code CN8 (au moyen d'une liste présentée par Mercator) ainsi que son poids.
Pour chaque fournisseur et client européen, on indiquera son pays et le mode de transport utilisé. Grâce à ces informations, Mercator pourra générer automatiquement les déclarations Intrastat en entrée et sortie.
Le fichier généré par Mercator est alors importable dans le logiciel IDEP, ou, selon le pays, directement exploitable. Le module Intrastat de Mercator est aussi disponible directement en comptabilité. Dans ce cas, les encodages se font de façon classique à la facture.

Import interactif : Mercator dispose en standard d'outils afin de permettre à l'utilisateur d'exporter, par exemple, ses données clients, fournisseurs ou articles dans le format de son choix (fichiers aux formats Excel, ASCII, XML, ...) De même, Mercator permet d'importer ou de mettre à jour les données depuis, par exemple, de simples fichiers Excel.
Cette dernière fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu'un fournisseur décide de changer son tarif.
En effet, dans ce dernier cas, une simple opération mettra à jour tous vos articles (ou une parEn effet, dans ce dernier cas, une simple opération mettra à jour tous vos articles (ou une partie seulement) sans la moindre saisie.
Ce module d'import interactif va encore plus loin et vous permet de lier votre base de données articles à un ou plusieurs fichiers Excel et d'injecter dans Mercator les articles à la demande. Il suffit alors de presser une touche pour que Mercator vous permette de faire une recherche dans ce fichier externe, et d'importer l'article que vous cherchez. Il mettra à jour uniquement les articles déjà importés, et ignorera les autres.
Ce module est destiné par exemple aux entreprises recevant de très nombreuses références de leurs fournisseurs et ne souhaitant pas les importer toutes dans Mercator.

PDF - archivage électronique : Il donne la possibilité de générer des documents au format PDF. Ce format est un standard largement diffusé qui peut être lu par une majorité des ordinateurs.
Les fonctionnalités offertes par ce module sont bien plus larges que celles octroyées par une siLes fonctionnalités offertes par ce module sont bien plus larges que celles octroyées par une simple imprimante PDF. Tout document imprimé par Mercator est archivé au format PDF.
Il est alors facilement consultable depuis Mercator, dans ses différentes versions successives. Par exemple, si un client conteste une de vos factures, vous pourrez réimprimer la confirmation de commande que vous lui aviez envoyée après qu'il vaus ait demadé un ajout par téléphone
L'adresse utilisée est celle renseignée au niveau de la fiche du client ou du fournisseur.
Avec la comptabilité Mercator, ce module permet l'envoi des rappels de paiements par email, ainsi que leur archivage au format PDF directement dans la fiche du client. Dès lors, il n'est plus nécessaire d'imprimer les rappels en double afin de conserver une preuve d'envoi.

E-invoice : Ce module permet l'envoi et la réception de fichier EDI e-Invoice au format BMF100.
Il s'agit d'un système de facturation électronique. Ce module est disponible tant pour les factures que les notes de crédit. Via, par exemple, le browser d'Isabel®, vous pouvez visualiser le document entrant dans Mercator et l'intégrer de façon automatique à votre séquence de vente (facture).

Emballages (Fost+) : Ce module permet à l'utilisateur de Mercator d'éditer de façon automatique les documents relatifs à la déclaration complète Fost Plus

Ecran tactile : Ce module permet l'utilisation de Mercator avec un écran tactile.
Il vous permet d'encoder vos ventes comptoir sans l'aide du clavier ou de la souris, uniquement à l'aide de votre écran tactile. La saisie des articles est entièrement réalisée au moyen d'une interface tactile.

Terminaux de paiements : Mercator peut être directement connecté à votre terminal de paiement de type CZAM SMASH ou XENTA de Banksys. Le montant à payer par carte est alors automatiquement envoyé au terminal, sans nécessiter de saisie manuelle du montant sur l'unité marchande (VISA, Bancontact, Proton, ..)

Force de vente : C'est la solution adaptée aux représentants itinérants. Elle met à leur disposition, sur leur PC portable, l'ensemble des informations dont ils ont besoin.
Cette solution est autonome car une connexion à la base de données centrale n'est nécessaire que pour effectuer les synchronisations. Aucune connexion Internet ou autre n'est requise pour utiliser Mercator Force de Vente en déplacement.
Le représentant dispose sur son portable de toutes les informations clients (coordonnées, tarif particuliers, remises, ...). Il a également accès à l'ensemble du fichier articles, aux prix et à l'état du stock.
Il lui est possible d'encoder des devis et des bons de commande client.
Mercator Force de Vente embarque sa propre base de données, qui peut être synchronisée à la demande avec la base de données centrale. Cela peut se faire au moyen une connexion Internet, avec VPN ou non (au domicile par exemple). Au cours de ce processus, les fiches clients et articles crées ou modifiées à la centrale ou sur le portable sont synchronisées.
Mercator Force de Vente envoie à la centrale ses devis et commandes. Evidemment, via la politique de sécurité, il est possible de restreindre en tout ou en partie ces fonctionnalités.
Mercator Force de Vente conserve toute la paramétrabilité qui fait la force de Mercator.
Il est donc possible d'y adjoindre tous les modules sur mesure pouvant s'avérer nécessaires.

Gestion des ressources / locations : Elle vous permet de planifier l'utilisation de toutes sortes de ressources, notamment au moyen de graphiques de Gantt. 
Il peut s'agir de la location de matériel, de la planification de vos projets, du temps de vos machines-outils ou encore de votre personnel.
En un coup d'œil, vous voyez si la ressource est disponible ou pas au moment souhaité. Chaque ressource se voit affecter une quantité disponible sur une base horaire ou journalière.
La gestion des ressources peut être appliquée à tous les signalétiques de Mercator. Dès la validation d'un document, la disponibilité de la ressource est automatiquement mise à jour.
La représentation des réservations sous forme d'un graphique de Gantt permet à l'utilisateur de visualiser immédiatement le planning d'une ressource et des ressources " équivalentes ". Par cliquer-glisser, on peut facilement intervertir les réservations. Un jeu de couleurs vous permet de connaître l'état ou le statut de chaque réservation.
Ce module peut s'appliquer à de nombreux domaines : gestion de location de machines de chantier, gestion de voitures de remplacement, location de cassettes vidéo, gestion d'une équipe de techniciens, gestion de ressources projets, ...Logiciel de locations ou de ressources.

Comptabilité Analytique : Elle permet de coupler la gestion de votre comptabilité analytique à votre comptabilité générale. Elle peut alors même être directement intégrée dans le flux de votre gestion commerciale. Par exemple, dans le cas d'une chaîne de magasins, vous saurez à tout moment ce que vous coûtent et vos rapportent chacun de vos magasins.
Dans le cas d'une entreprise manufacturière, le suivi pourrait se faire par gamme de produits.

Bancaire : Ce module permet à Mercator Comptabilité de communiquer électroniquement avec votre banque.
Les opérations possibles sont les suivantes :

  • l'émission de paiements nationaux et internationaux
  • l'envoi de sollicitation de paiements clients par domiciliation (actuellement Belgique uniquement)
  • la réception et l'intégration de vos extraits de compte
  • l'envoi de la déclaration de TVA au format EDIVAT, ainsi que la lecture des accusés de réception.

La liaison bancaire est complètement intégrée dans le flux de Mercator. Lorsqu'une facture fournisseur a été payée, Mercator l'indique, même si l'extrait de compte n'a pas encore été reçu.
De même, lorsque Mercator cherche à identifier le destinataire d'un paiement dans un extrait de compte, il le recherchera parmi les paiements qu'il a lui-même initié les jours précédents.

Comptabilité Budgétaire : Elle permet la saisie de prévisions budgétaires au niveau de chaque compte général et/ou analytique. Cette saisie, optionnelle, est effectuée pour chacune des périodes des différents exercices souhaités.
Mercator peut réaliser une répartition automatique d'un montant annuel en fonction d'un pourcentage défini par période ou proportionnel par rapport au nombre de périodes.
Afin de faciliter le travail de l'utilisateur lors de l'affectation des budgets, ceux-ci peuvent être aisément copiés d'un exercice à l'autre ou d'un compte à l'autre. Il est alors aisé pour l'utilisateur de vérifier si l'objectif budgété a été atteint ou non.

Gestion des prestations: Ce module est destiné à toute société qui souhaite faciliter le suivi et la facturation des prestations réalisées par ses collaborateurs (fiduciaires, sociétés de service informatique, pointages industriels…).
Chaque collaborateur peut se voir attribuer un prix horaire par prestation ou par catégorie de prestation. On peut également lui affecter un coût horaire.
Chacun des collaborateurs pourra encoder ses prestations en une fois à la fin de la journée, ou via un système de pointage chronométré.
A la fin du mois et en combinaison avec le module des abonnements, Mercator peut facturer ces prestations, à l’exception de celles reprises dans un forfait. La direction aura à sa disposition toute sorte d’informations sur les heures prestées et la rentabilité des prestataires et clients.